TEMA 6: LA EMPRESA COMO SISTEMA

Una empresa está compuesta por personas y actúa para personas. Se trata de un conjunto de elementos (humanos, técnicos, financieros,…), interrelacionados entre sí y con el entorno del que forma parte, que tiene unos determinados objetivos. Cada uno de los elementos sólo tiene sentido en la medida en que contribuye a conseguir los objetivos del sistema empresa.

Las características más importantes de la empresa como sistema son las siguientes:

• Es un sistema abierto a su entorno (sistema económico, social,…), en el que influye y del que recibe influencias.
• Es una organización en la que el funcionamiento del conjunto es superior a la suma del funcionamiento de las partes (el todo es superior a la suma de las partes). A este fenómeno se le llama sinergia.
• Es un sistema global en el que cualquier influencia sobre uno de sus elementos repercute sobre los demás y sobre el conjunto del sistema.

Proveedores > Empresa > Cliente

Sistema integral integrado en cuanto relación, tiene integración vertical. Cliente (si vemos necesidades de cliente podemos orientar mejor a los proveedores). Es un valor añadido a los proveedores para que produzcan más eficientemente.

Lo principal en la empresa es el cliente (a través de esto se construye todo) marca que hacemos o no hacemos.

Funciones de la empresa

Las actividades que se realizan en una empresa se pueden agrupar en cinco funciones: tres estratégicas y dos operativas. Estas son las siguientes funciones:

1) Función Técnica o de Producción: Se encarga del diseño del producto o servicio y su elaboración (control de calidad, compras, diseño productos, control de costes, mantenimiento, etcétera).

2) Función Comercial: Esta función se conoce como Marketing y adquiere gran importancia en los actuales mercados en los que la empresa tiene que llamar la atención del consumidor frente a la competencia. Además se encarga de la asistencia al cliente (preventa, postventa, gestión de marca, atención al cliente).

3) Funciones financieras: Gestiona la tesorería de la empresa (exceso o falta de liquidez), contabilidad, inversiones y el control de costes, créditos, etc.

4) Funciones administrativas: Toma parte administrativa de la gestión de la empresa como puede ser la elección y formalización de los contratos, gestión de nóminas y seguros sociales, gestión de permisos, vacaciones, horas extraordinarias, bajas por enfermedad, control de absentismo, etc. Esta función no se toma decisión alguna sobre la gestión.

5) Función de recursos humanos: Selección personal, reclutar y contratar trabajadores, formarlos, capacitarlos y organizar el personal. 

Estructura Organizativa de la Empresa

La estructura de una organización nos ayuda a organizar las relaciones entre los distintas funciones para conseguir los objetivos de la empresa.

Actualmente se están adoptando nuevas formas organizativas vinculadas a modelos de calidad o a la gestión del conocimiento en los que la información circula entre las distintas áreas a fin de mejorar la toma de decisiones.

Modelos Basados en competencias

Conocimientos, habilidades y actitudes que favorecen el correcto desempeño del trabajo y que la Organización pretende desarrollar y/o reconocer entre sus empleados de cara a la consecución de los objetivos empresariales.

Se trata  de un elemento que permitirá integrar en un mismo concepto, el:

• SABER: Importante el conocimiento es indispensable para poder desarrollar una actividad de manera exitosa.
• PODER: Necesita tener una serie de habilidades clave para desempeñar con éxito su trabajo.
• QUERER: Si no tienen la actitud favorable, difícilmente podrá alcanzar los objetivos establecidos.

Si los tres elementos (conocimientos, habilidades y actitudes) son los que configura las competencias será necesario poder, no sólo definirlas, sino también como observarlas y medir en qué grado se requieren en la organización y en las personas.

Círculos de calidad

El círculo de calidad práctica o técnica utilizada en la gestión de organizaciones en la que un grupo de trabajo voluntario , se reúne para buscar soluciones a problemas detectados en sus respectivas áreas de desempeño laboral, o para mejorar algún aspecto que caracteriza su puesto de trabajo.

Las conclusiones y resultados de estos grupos, son elevadas a las personas con responsabilidad y capacidad de decisión sobre su implantación, quienes las analizan y estudian, decidiendo su aprobación y dotándolas de recursos para llevarlas a cabo. Los grupos se reúnen de forma regular, dentro de su horario de trabajo y son entrenados por personal competente (usualmente designados como facilitadores).

Modelos Organizativos Flexibles

Las empresas se tienen que enfrentar a entornos muy cambiantes y complejos. Necesitan hacer frente a una gran entrada de información cada día que les sirve para tomar sus decisiones. La volatilidad del mercado global en los últimos años se añade a la presión que tienen las organizaciones para desarrollar la casi imposible tarea de previsión y planificación en entornos turbulentos.

El nuevo escenario de las organizaciones exige reaccionar de forma rápida y adecuada a las condiciones en constante cambio.

La flexibilidad organizativa se consigue estando alerta a los cambios internos y del entorno, tanto a las oportunidades como a los desafíos, convirtiéndose en la capacidad para usar los recursos disponibles de la empresa de manera oportuna, flexible, asequible y relevante con el propósito de responder a dichos cambios de manera efectiva.

La cultura empresarial y la imagen corporativa

La cultura empresarial es lo que identifica la forma de ser de un empresa y se manifiesta en las formas de actuación ante los problemas y oportunidades de gestión y adaptación a los cambios exteriores e interiores. El lenguaje y las categorías conceptuales propios de cada cultura empresarial u organización, son esenciales para fijar o consensuar los límites de la identidad como grupo. 

La imagen corporativa es la forma en la que se percibe una empresa, de lo que significa, la percepción del espectador dependerá de ésta, es una carta de presentación, la primera impresión que el público tendrá de la empresa y para que funcione y obtenga la confianza del público debe tener unos requisitos básicos, debe reflejar los valores de la empresa y la estar comunicando con su imagen.

La imagen que transmite una empresa es uno de los factores fundamentales en las decisiones de sus clientes, proveedores, entidades financieras y todo lo que lo rodea. Es un elemento diferenciador de la competencia y que, por lo tanto, permite que su negocio se posicione en la mente de los clientes.

Aspectos que permiten transmitir una buena imagen empresarial, independiente del tamaño de su negocio, son:

1. Un buen servicio al cliente: Atención de calidad, centrada en satisfacer las necesidades de su cliente, es sinónimo de buena imagen. Sus clientes desearán repetir la experiencia de compra; es más, esa buena imagen la transmitirán a sus colegas, quienes llegarán por estas buenas referencias a su negocio.
2. Cumplir con ciertas normas de protocolo: Existen ciertas normas protocolares que distinguen cuando una empresa es profesional o no. Vestir adecuadamente en las reuniones de trabajo, utilizar un lenguaje apropiado, contestar los llamados o correos electrónicos correctamente, aspectos como la puntualidad, el orden, la eficiencia, etc., permiten dar una buena imagen a su empresa frente a la competencia.
3. Contar con una atractiva presentación de su empresa y de sus productos: Contar con catálogos tanto físicos como virtuales, presentaciones multimedia, sitios webs, tarjetas de presentación y todo lo que permita apoyar visualmente a su empresa son factores que dan profesionalismo y seriedad a su negocio.
4. Buenas relaciones empresariales: Tanto con sus clientes como con sus proveedores, empresas asociadas y hasta su competencia, son factores que inciden en una buena imagen empresarial. Una empresa que hable mal de otros negocios, o que no responda las llamadas de sus clientes, o bien que rompa relaciones constantemente con sus proveedores sin duda que no generará confianza alguna en el mercado.
5. Preocuparse del diseño: Tanto del local como de sus productos, pueden generar una imagen única en la mente del cliente. Un diseño atractivo del envase de su producto o bien del servicio entregado puede marcar la diferencia.
6. Asegurar la calidad de lo que ofrece: Comprobar que su producto o servicio es el mejor del mercado le puede ayudar a fortalecer su imagen empresarial. Para ello, puede recurrir a estudios de marketing o encuestas donde se compruebe la preferencia de sus clientes. Estas herramientas también son muy utilizadas para recordar o posicionar su marca.
7. Ser una empresa transparente: Una empresa logra una buena imagen cuando actúa bajo la verdad. Ser siempre transparente y reconocer los errores en el momento y lugar adecuados hablarán de  una empresa lo suficientemente profesional como para seguir creyendo en ella.