La gestión administrativa se
realiza en el área de administración y es un área que no toma decisión alguna
pero que da soporte al resto de las áreas de la empresa. Nos aportan los datos
necesarios para tomar decisiones en nuestro negocio.
Dentro del área es muy importante
la gestión documental ya que la definición de los mismos debe ser estricta y completa
si queremos que sea efectiva.
Definición de los
documentos, análisis de su contenido y valoración de su necesidad
Los documentos se deben dividir
por áreas y desde este lo vamos articulando. Debemos ver las necesidades de
cada área y así sé que datos necesitaremos ya que en ocasiones se generan
documentos que no son necesarios.
Debemos aglutinar en lo posible
documentos pero tiendo en cuenta los niveles de acceso a los mismos por parte
de los departamentos.
Clasificación de los
documentos
Los podemos clasificar por:
- Contenido: Se codifica por niveles de acceso, seguridad, etc.
- Nivel de Exigencia: Hay documentos que son obligatorios legalmente y por eso son necesaria su elaboración.
- Soporte Utilizado: Actualmente se usan básicamente soportes digitales.
- Circulación
- Seguridad: Si son o no confidenciales. Por ejemplo en una intranet tu contraseña te da el acceso.
Procedimiento
Una de las claves está en la
normalización del trabajo de la documentación. Que exista un método para
realizar cada tarea es importante para el ahorro de tiempo a corto plazo.
Todos los procedimientos deben
reflejarse por escrito y debe hacerse un seguimiento de los mismos ya que estos
procedimientos deben seguirse por todos los implicados.
Manejo de la información
documental
En la empresa es habitual que la
documentación que genera un departamento o trabajador no sea compartido con el
resto de los miembros de la empresa y por eso en grande empresas se opta por la
rotación de puestos para hacer que esto genere ideas sobre lo que necesita cada
puesto.
Además de esto las reuniones
virtuales entre distintos puestos mejoran la comunicación y el intercambio de
información.
Guardia y Custodia
Este punto es importante ya que
por ley las empresas están obligadas a guardar una serie de documentos como
pueden ser las nóminas, facturas, impuestos, etc. Algunos de estos documentos
incluso sin plazo, otros en cambio se reducen a 5 años como por ejemplos en
alguna documentación relacionada con la agencia tributaria.
Además en la LOPD (La Ley
Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter
Personal) se establece que debemos reflejar en unos documentos remitidos a la
agencia de protección de datos los encargados de manipular información sensible
e incluso por seguridad los empleados que manejan bases de datos tienen que
firmar un documento por el que se comprometen a que el uso de esos datos será
aquel al que están destinados.
Auditoría
Es importante tener algún sistema
de auditoría interna y externa para impedir que la información que manejamos
pueda filtrarse y para ello en empresa de cierto tamaño se dispone de un
departamento de auditoría interna que gestiona todos estos riesgos.
Documentos como elementos
de control, análisis y toma de decisiones
Si a la hora de general
documentación se ha seguido un procedimiento adecuado la documentación nos
ayuda a la hora de controlar cualquier anomalía que se pueda producir. Asimismo
nos permite hacer un análisis de la situación en cualquier campo de la empresa
que nos ayudará a tomar mejores decisiones.
Exigencias legales respecto
al mantenimiento de los documentos en la empresa
Actualmente la empresa existen
legalmente obligación de mantener documentación la cual sino seguimos podemos
ser sancionados. Además esta custodia debe estar reflejada en los documentos de
protección de datos de la empresa.
Algunos documentos deben estar
físicamente dentro de la empresa y otros a disposición de ella. Entre los
primeros podemos citar las nóminas, contratos y como ejemplo de los segundos
por ejemplo el plan sobre riesgos laborales de la empresa.
TIC en la gestión
documental. La externalización de la gestión documental
La gestión documental en la
pequeña empresa siempre se externaliza que tiene un coste alto de implantación
y por lo tanto se recurre a subcontratar dicha tarea. Sin embargo en las
grandes empresas esto es más habitual que se implante dentro de la
organización.
Los gestores documentales nos
permiten tener un control y una gestión de la documentación mucho más eficiente
y no solo hablamos de la digitalización por ejemplo de facturas y albaranes
sino de la implantación de software de CRM (Customer Relationship Management)
que nos permitan la gestión de nuestro negocio que también forma parte de la
gestión documental.
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